Wir alle kennen ihn, den enormen Zeitdruck, der die moderne Arbeitswelt begleitet. Vom Empfang bis zur Chefetage nehmen die Anforderungen immer weiter zu. Zeit wird so zu einem äußerst raren Gut, das möglichst effizient genutzt und eingesetzt werden muss. Wenn dann neben dem täglichen Workload auch noch der nächste Präsentationstermin ansteht, ist Stress meist vorprogrammiert. Neben der inhaltlichen Vorbereitung kann hier vor allem die Erstellung der Präsentation (laut Studien sind das monatlich im Schnitt acht wertvolle Stunden!*) zum unliebsamen Zeitfresser werden. Damit Sie diesen Prozess möglichst effizient gestalten können, haben wir ein paar hilfreiche Tipps & Tricks für Sie zusammengestellt.
TIPP #1: Beginnen Sie niemals mit den Folien
Ja, Sie haben richtig gelesen. Wenn Sie mit Ihrer nächsten Präsentation beginnen, ist die Erstellung von Folien erstmal Tabu. Denn so wie ein Schriftsteller zum Start eines neuen Romans nicht sofort in die Tasten haut, sollten auch Sie nicht unmittelbar mit Ihren Slides loslegen, sondern sich zuerst Gedanken zu Struktur und Inhalt Ihrer Präsentation machen. Falls Sie diesen Schritt auslassen um Zeit zu sparen, werden Sie das später garantiert mit mühsamen Adaptierungen einbüßen, die Sie durch eine gute Planung hätten vermeiden können.
TIPP #2: Definieren Sie eine Kernbotschaft
Um eine unvergessliche Präsentation kreieren und Menschen inspirieren zu können, brauchen Sie einen Kompass für Ihren Vortrag – eine klare Idee, wo die Reise hingehen soll. Fragen Sie sich daher als allererstes, was Sie transportieren möchten und welchen Gedanken Ihre Zuhörer auf jeden Fall mitnehmen sollen. Dadurch wird Ihre Präsentation nicht nur viel klarer, Sie sparen auch jede Menge Zeit bei der Erstellung Ihres Präsentationskonzeptes bzw. Ihrer Folien – denn ab sofort müssen Sie nur noch überprüfen, ob Ihre Ideen bzw. Slides Ihre Kernaussage unterstützen. Ist dies nicht der Fall, streichen Sie den Punkt bzw. die Folie.
Auf der Suche nach Ihrer Kernbotschaft, kann Sie das kleine Wörtchen „warum“ unterstützen. Hier erfahren Sie wie!
TIPP #3: Erarbeiten Sie eine Struktur
Sobald Sie Ihre Kernbotschaft definiert haben, können Sie sich an die Gliederung Ihrer Präsentation machen. Apple-Legende und Präsentations-Genie Steve Jobs skizzierte dafür stets mit Stift und Papier ein Storyboard, das den Ablauf der Präsentation (z.B.: Begrüßung, Ausblick auf die nächsten 20 Minuten, Einführung ins Thema, Hauptteil, Abschluss mit „call-to-action“, Fragerunde, Verabschiedung) festlegte. Im Zuge dessen entwickelte er aus einer anfänglichen Idee bzw. Aufgabe eine Geschichte, die folglich als Leitfaden für die Präsentationsumsetzung diente und schlussendlich auch stets auf spektakuläre Art und Weise zum Präsentationsziel führte.
Hier finden Sie weitere Einblicke in die legendären Präsentationstechniken von Steve Jobs!
Achtung, Zeitersparnis: Bevor Sie sich auf Basis Ihres Storyboards an die Erstellung Ihrer Slides machen, sollten Sie unbedingt prüfen, welche bereits bestehenden Folien bzw. Inhalte Sie wiederverwenden können bzw. nur minimal adaptieren müssen.
TIPP #4: Identifizieren Sie die optimale visuelle Stütze
Nicht nur die Inhalte, auch die Art der Folien-Gestaltung sollten Sie vorab festlegen. Allgemein gilt: Überladene Slides mit Textwüsten und zig Grafiken, sind ein absolutes No-Go. Damit Sie also auf wenigen, reduzierten Slides Ihre Kernaussage treffsicher darstellen können, sollten Sie sich fragen, welche visuellen Mittel ihre Botschaft am besten untermauern. Ist es ein Diagramm, ein Bild, ein Video, eine Produkt-Galerie, eine 3D-Visualisierung oder eine sehr komplexe technische Animation mit Pfeilen und Beschriftungen? Ein Blick auf Ihr Storyboard kann Ihnen dabei helfen die richtigen Medien festzulegen.
Damit Sie in Sachen Gestaltung und Design in kein Fettnäpfchen treten, haben wir die wichtigsten Dos & Don’ts für außergewöhnliche Slides und die besten Tipps für die richtige Font-Auswahl für Sie zusammengestellt.
TIPP #5: Machen Sie sich mit Ihrer Software vertraut
Egal mit welchem Tool Sie die Erstellung Ihrer Präsentation durchführen, Sie sollten sich unbedingt einmal genauer damit beschäftigen. Andernfalls werden Sie nicht nur jede Menge Zeit damit vertrödeln nach bestimmten Funktionen zu suchen, sondern auch Ihre Nerven ordentlich damit strapazieren.
Wenn Sie auf der Suche nach einer professionellen und zeiteffizienten Präsentationssoftware sind, dann können wir Ihnen natürlich unser Tool sehr ans Herz legen. Während Sie mit altbekannten Präsentationstools mehr als 40% Ihrer Vorbereitungszeit mit dem Formatieren und Adaptieren von Slides vertrödeln, macht unser Tool eine einfache Anpassung mit nur wenigen Mausklicks möglich. Zudem frisst die Suche nach Vorlagen, Bildern und Dokumenten mit geläufiger Software ca. 30% Ihrer zeitlichen Ressourcen. Kostbare Zeit, die Sie mit unseren innovativen Such-Optionen ebenfalls einsparen. Obendrein geben wir der allgemeinen Corporate Design-Fehlerquote von 70% keine Chance!* Denn wir wollen, dass Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können – nämlich Ihre Inhalte.
Wie Sie Ihre Produktivität darüber hinaus stressfrei mit presono steigern können, verraten wir Ihnen gerne in unseren Webinaren, für die Sie sich hier anmelden können.
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Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Erstellen Ihrer nächsten Präsentation!
*Quellenangabe: „Die große PowerPoint Studie“ – GfK, Juni 2014 via Online-Befragung mit strukturiertem Fragebogen per CAWI