Wer hat an der Uhr gedreht …? Sie wissen bestimmt, wie der Satz weitergeht. Damit Sie während Ihrer Präsentation bei einem Blick auf die Zeit keinen Schock erleiden, haben wir ein paar hilfreiche Tipps und Tricks für optimales Time Management zusammengestellt. Denn das ist bei einem Vortrag genauso wichtig wie der Inhalt!
Pünktlich starten. Pünktlich beenden.
Starten und beenden Sie Ihre Präsentation immer pünktlich! Schließlich organisiert das Publikum seinen Tag rund um Ihren Vortrag. Natürlich kann es immer mal wieder vorkommen, dass sich Pläne verschieben oder Events später starten. Hier wäre es wichtig sich kurz mit dem Veranstalter abzustimmen, ob Sie Ihre Präsentation gegebenenfalls abkürzen oder trotz Verspätung in voller Länge halten sollen. Falls sich der Zeitplan Ihrer Präsentation ändert, teilen Sie das Ihrem Publikum so schnell wie möglich mit und halten Sie sich auch daran.
Zeitmanagement während der Präsentation
Viele Präsentatoren begehen den Fehler zu viel Zeit mit den ersten Präsentationsthemen zu verbringen und legen dann gegen Ende des Vortrags einen Info-Sprint hin. Das ist nicht nur äußerst anstrengend fürs Publikum, sondern schmälert zudem den Präsentationserfolg. Denn durch die plötzliche Info-Flut sind die Zuhörer schlichtweg überfordert und schalten prompt auf Durchzug.
So erstellen Sie einen optimalen Zeitplan
Für den Beginn Ihrer Präsentation sollten Sie ein paar Minuten einplanen, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu wecken. Ebenso für das Ende, um sich mit Fragen zu beschäftigen. Zudem sollten Sie Ihrem abschließenden Handlungsaufruf etwa 30-40 Sekunden zuweisen. Den Rest der Präsentation am besten in zeitlich begrenzte Abschnitte unterteilen. Auf diese Weise laufen Sie nicht Gefahr sich während des Vortrags zu verrennen.
Angenommen Sie haben für Ihre Präsentation 30 Minuten Zeit und möchten fünf Schlüssel-Informationen unterbringen – dann könnte Ihr Präsentationsplan in etwa so aussehen:
- Interesse wecken: 90 Sekunden
- Info-Überblick: 3 Minuten
- Erste Key-Info: 4 Minuten
- Zweite Key-Info: 4 Minuten
- Dritte Key-Info: 4 Minuten
- Vierte Key-Info: 4 Minuten
- Fünfte Key-Info: 4 Minuten
- Fragen: 5 Minuten
- Schlussfolgerung: 30 Sekunden
Proben Sie Ihren Präsentationsablauf
Das Wichtigste für ein optimales Timing ist, dass der Ablauf perfekt einstudiert wird! Möglicherweise stellen Sie beim Proben fest, dass einige Abschnitte mehr Zeit als gedacht benötigen. Es kann daher hilfreich sein schon früh in der Planungsphase mit dem Proben zu beginnen, um ein Übermaß an Material-Aufbereitung zu vermeiden.
So wissen Sie immer, dass Sie on time sind:
TIPP #1: Vermeiden Sie es unbedingt, auf Ihre Armbanduhr zu sehen! Platzieren Sie stattdessen besser eine für Sie sichtbare Uhr im Raum, damit Sie die Zeit kontrollieren können, ohne dass das Publikum etwas davon mitbekommt. Alternativ zu einer Uhr können Sie eine Countdown-Timer-App auf einem Tablet aktivieren.
TIPP #2: Eine weitere Möglichkeit wäre es eine Vertrauensperson im Publikum darum zu bitten Ihnen in bestimmten Abständen ein diskretes Signal zu geben.
TIPP #3: Besonders einfach und effektiv ist das Tragen eines Timers am Handgelenk oder Gürtel, der in bestimmten Abständen via Vibrations-Alarm die Zeit angibt.
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