Digitale Tools haben das Potential, Austausch, Kreativität und Effizienz zu fördern. Um das Maximum an Mehrwert herauszuholen, gilt es Arbeit neu zu denken. Wir zeigen, wie digitale Kommunikations-Werkzeuge die Arbeitsprozesse in Ihrer Organisation unterstützen können.
Von der Postkutsche zur E-Mail
Das Bedürfnis zu kommunizieren ist so alt wie der Mensch selbst. Man geht davon aus, dass unsere Vorfahren vor ca. 1,7 Millionen Jahren erstmals begannen, sich mit Gesten und Lauten zu verständigen. Die Mittel haben sich seither wenig verändert – die Wege dafür umso mehr. Was damals von Homo habilis zu Homo habilis, mit Farben auf Höhlenwänden, später mit Feder und Tinte und dann auf der Schreibmaschine kommuniziert wurde, wird heute per E-Mail, WhatsApp und Facebook Messenger vermittelt.
Der frühzeitlichen Kommunikation schreibt man auch zu, dass es möglich wurde, das Wissen über Werkzeugbau zu vermitteln und diesen dadurch voranzutreiben. Was mit Wurfspeer und Steinbeil startete, hat heute zur Entwicklung neuartiger Tools wie Slack, Trello und presono geführt, die den Homo Digitalis für die modernen Herausforderungen des Technologiezeitalters wappnen.
Die digitale Transformation der Organisation
Speziell im Unternehmenskontext bringt die Digitalisierung eine Revolution der Art und Weise der Zusammenarbeit mit sich. Das haben auch die Führungskräfte weltweit verstanden. Bereits 2017 ergab eine Studie, dass 79% der Manager und Managerinnen in leitenden Positionen die digitalen Technologien für eine der wichtigsten Herausforderungen in den kommenden fünf Jahren halten*. Heute sind wir mitten im digitalen Wandel und sehen, dass die Befragten von 2017 mehr als Recht behalten sollten.
New Age Tools
Die Anzahl an Kommunikations-Tools wächst stetig und wer nicht zu den Digital Natives zählt, verliert schnell den Überblick. Grob lassen sich die digitalen Tools ihrem Nutzen nach in zwei Gruppen einteilen:
- Kommunikation
Darunter fallen alle Tools und Anwendungen, die sich der Diskussion, dem Informationsaustausch und der Dokumentation widmen.
- Kollaboration und Organisation
Hierbei geht es um die strukturierte Organisation von Inhalten als verbesserte Grundlage für effektives Zusammenarbeiten. Im Speziellen versteht man darunter die übersichtliche Ordnung von ToDos und Dokumenten sowie die prozesshafte Darstellung von Arbeitsabläufen.
Wie Tools in den beiden Kategorien die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen im Konkreten unterstützen können und was Sie für eine optimale Integration in Ihre Arbeitsprozesse jedenfalls beachten sollten, erklären wir im Folgenden anhand von drei Beispielen.
Slack
Slack ist ein beliebtes digitales Kommunikationstool und hat sich selbst zur „zentralen Plattform für dein Team und deine Arbeit" ernannt. Das Ziel des professionellen Chat-Tools für das Unternehmensumfeld ist es, einen zentralen Ort für effiziente Zusammenarbeit zu schaffen. Die Funktionsweise unterstützt dieses Ziel, indem es
- Unterhaltungen organisiert und in einzelne „Channels” strukturiert
- einen durchsuchbaren Verlauf aufzeichnet und damit alle Konversationen dokumentiert und nachvollziehbar macht
- Schnittstellen und Services bietet, mithilfe derer das Tool mit anderen Anwendungen verbunden werden kann
Wir verwenden Slack auch für unsere eigene interne Unternehmenskommunikation. Im Speziellen durch diese Vorteile hat uns das Tool überzeugt:
- EINFACH & SCHNELL
Das Tool ist leicht verständlich und intuitiv nutzbar.
- KONTEXTSPEZIFISCH & TRANSPARENT
Durch die Organisation in Channels ist der Themen- und Nachrichtenbezug immer klar.
- ASYNCHRON & ARCHIVIERBAR
Es erlaubt zeitversetztes Arbeiten und zeichnet alle Konversationen auf.
- INTEGRATIV
Slack lässt sich mit bestehenden Workflows kombinieren und erlaubt die Integration mit anderen Tools und Anwendungen.
Trello
Trello zählt zu den Kollaborationstools und zielt auf Produktivitätssteigerung ab. Es sagt über sich selbst: „Trello lets you work more collaboratively and get more done." Die Projektmanagement-Anwendung ermöglicht es,
- auf sogenannten Boards Listen einzurichten, die Workflows abbilden
- Karten zu erstellen, die für einzelne Tasks stehen und über Listen hinweg (also durch einen Arbeitsprozess) verschoben werden können
- ein Board mit unternehmensinternen und/oder -externen Mitgliedern, beispielsweise Kunden, zu teilen
Auch Trello ist ein fixer Bestandteil unserer internen Arbeitsorganisation. Wir schätzen es besonders aus folgenden Gründen:
- EINFACH & INTUITIV
Das User Interface ist simpel und kann rasch erfasst werden.
- ÜBERSICHTLICH
Die klare inhaltliche Struktur hilft, stets den Überblick zu bewahren.
- UNTERSTÜTZT DIE ZUSAMMENARBEIT
Die Abbildung von Freigabeprozessen und Teamstrukturen macht Verantwortlichkeiten und ToDos für alle transparent und klar.
- ÜBERALL VERFÜGBAR
Als Web-Anwendung ist das Tool orts-, zeit-, plattformunabhängig.
presono
presono ist eine smarte webbasierte Anwendung, die die Tür zur Zukunft des Präsentierens öffnet. Es ist eine Organisationslösung, die alle Aspekte des Präsentierens in sich vereint:
- Datenmanagement und -organisation im Zusammenhang mit Präsentationen, Präsentationsinhalten und dem Präsentieren selbst
- Einbindung multimedialer und interaktive Gestaltungselemente
- Neuartige Designmöglichkeiten
Als Entwickler von presono sind wir zwar befangen, aber folgende Vorteile haben wir uns auch von unseren Userinnen bestätigen lassen:
- EINFACH & SCHNELL
Die Anwendung ist selbsterklärend und intuitiv.
- ANBINDUNGEN
Über Schnittstellen für CRM oder Digital Asset Management kann das Tool mit bestehenden Systemen verbunden werden.
- TOP DATENMANAGEMENT
Lückenloses Informationsmanagement über den gesamten Lebenslauf von Präsentationen.
- „GEILE" DESIGNS
Multimediale, interaktive Gestaltungsoptionen ohne Ende.
Aus dem Nähkästchen geplaudert
Wir sind enthusiastische User aller drei Tools und die Erfahrung hat uns gelehrt, dass sich beliebig viel oder wenig Effizienzgewinne herausholen lassen. Folgende praxisrelevante Tipps können Ihnen dabei helfen, das Optimierungspotential zu maximieren:
- Setzen Sie das Tool so simpel wie möglich und so komplex wie nötig auf
Die Gestaltungsoptionen bei modernen Tools setzen der Kreativität, aber auch der Komplexität keine Grenzen. Achten Sie darauf, eine gute Balance zwischen Detaillierungsgrad in der Organisation und Usability zu halten.
- Führen Sie grundlegende Kommunikationsrichtlinien ein
Neue Tools bringen neue Herausforderungen mit sich. Postet man beispielsweise eine Nachricht in einen Slack-Channel mit zehn Mitgliedern, könnte es sein, dass sich niemand in der Pflicht sieht, zu antworten. Wir slacken deshalb nach der Regel, innerhalb von 24 Stunden auf Nachrichten zu reagieren – und sei es bloß in Form eines Emojis.
- Beobachten Sie das Nutzungsverhalten in Ihrem Team
Webbasierte Tools können den Druck erzeugen, dauernd erreichbar zu sein – speziell im Hinblick darauf, dass viele Anwendungen auch als Apps verfügbar sind und als solche vielfach auch von privaten Geräten aus genutzt werden. Das fordert jedes einzelne Teammitglied, die Grenzen der Arbeitszeit für sich abzustecken. Besonders nicht nativen Usern könnte das schwer fallen. Achten Sie deshalb in der Initialphase darauf, wie sich das Kommunikationsverhalten in Ihrem Team gestaltet und unterstützen Sie einen gesunden Umgang mit der Technologie.
- Vergessen Sie nicht den persönlichen Austausch
Wer beginnt, mit digitalen Tools zu arbeiten, erkennt schnell, dass es kaum etwas gibt, das sich über das Tool nicht kommunizieren lässt. Aber man bedenke dabei immer: Das Medium ist die Message. Der zwischenmenschliche Kontakt wird durch die fortgeschrittene Funktionalität von digitalen Tools nicht weniger wichtig. Vor allem einem „Gut gemacht!” kommt face-to-face eine ganz andere Bedeutung zu als einfach ge-slackt (ja, die Begeisterung über die digitalen Kommunikationsmöglichkeiten reicht bis hin zu neuen Wortschöpfungen).
Schlussendlich sind wir überzeugt davon, dass digitale Tools das Werkzeug sind, mit dem wir eine neue Zukunft bauen. Einerseits deshalb, weil wir durch die enormen Effizienzgewinne wertvolle Ressourcen freimachen, die wir den eigentlichen Inhalten zuführen können. Und andererseits, weil sie uns bessere Ausdrucksmöglichkeiten geben, als wir je zuvor hatten. Machen wir was draus!
*Source: Québec International 2017