Eine Stunde am Tag verbringen Arbeitnehmer im Schnitt mit der Erstellung von Präsentationen. Effizient läuft das oft nicht ab: Formatierungen und Co. nehmen überhand und der Inhalt kommt zu kurz. Erfahren Sie hier, welche drei Bereiche Sie unbedingt optimieren sollten.
Corporate-Design: 78 % der Präsentationen sind Corporate Design-Verstöße
Wussten Sie, dass beim Erstellen einer Präsentation rund 40 % der Zeit für Formatierungsarbeiten drauf gehen? Mit dem Suchen nach neuen oder bestehenden Inhalten, dem Einstellen von Text- und Schriftgrößen und der Positionierung von Bildern auf den Folien vergehen Stunden über Stunden. Das ist wertvolle Zeit, die eigentlich für die Erstellung der richtigen Inhalte oder die Vorbereitung auf die Präsentation genutzt werden sollte.
Das bedeutet jedoch nicht, dass das Design einer Präsentation weniger wichtig ist, als der Inhalt – ganz im Gegenteil! Denn im Vertrieb, auf Messen und selbst im internen Gebrauch sind Präsentationen die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Das Corporate Design einzuhalten ist also keine Kür, sondern Pflicht für den professionellen Eindruck. Was die Vorbereitung auf Messen angeht, ist das schon lange durchgesickert. Bei der Gestaltung des Messestands, der Auswahl der Mitarbeiter vor Ort und selbst bei den Goodies, die die Standbesucher geschenkt bekommen, wird nichts dem Zufall überlassen.
Dagegen hinken die meisten Unternehmenspräsentationen noch hinterher: Bis zu 78 % der verwendeten Präsentationen entsprechen nicht mehr dem Corporate Design! Und das passiert nicht ohne Grund. Denn die vom Marketing oder der internen Kommunikationsabteilung erstellte Präsentation oder Vorlage wird von den Mitarbeitern auf den eigenen Rechner kopiert und von dort aus immer wieder erweitert und ergänzt. Diese Veränderungen entsprechen jedoch oft nicht dem Corporate Design – in vielen Fällen werden nicht CI konforme Bilder, Logos und Schriften verwendet. Das Resultat: Zahlreiche verschieden aussehende und vor allem nicht mehr CI entsprechende Präsentationen sind im Umlauf und werden im Vertrieb, auf Messen oder vor Kunden gezeigt. Kurz: Alles andere als ein einheitlicher und vom Unternehmen gewollter Außenauftritt!
Was man gegen solche „Design Fails” tun kann? Die Lösung heißt Rechtemanagement! Wie das funktioniert, verraten wir Ihnen in unserem Folgeartikel zu den größten Herausforderungen bei Präsentationen (in Kürze auf unserem Blog).
Content Management: Die ewige Suche nach Inhalten und Vorlagen…
Ein Szenario, das wohl jeder Arbeitnehmer kennt: In der Firma steht ein wichtiger Kundentermin an und es muss eine Präsentation erstellt werden. In der Regel werden Präsentationen nicht komplett neu erstellt, sondern basieren auf bereits vorhandenen. Denn zum Beispielthema Digitalisierung wurde in der Firma XY doch bestimmt schon einmal eine Präsentation gehalten, oder? Der Computer wird also hochgefahren und los geht die Suche nach geeigneten Slides und Inhalten. Doch bereits hier tauchen die ersten Probleme auf. Wo wurde die geeignete Präsentation abgelegt? Unter welchem Namen ist die Präsentation gespeichert? Und wer hat damals die Slides erstellt? Stichwortartig werden Folder und E-Mails nach „Präsentation Digitalisierung“ durchsucht. Und tatsächlich – schon nach wenigen Minuten finden sich erste Suchergebnisse: „Digitalisierung Präsentation1“, „Digitalisierung Präsentation_final“, „Präsentation_Digitalisierung_2019“, „Präsentation_Digitalisierung_diesmalaberwirklich“ etc. Die unendliche Auflistung an möglichen Präsentationsvorlagen ist ernüchternd.
Hier zeigt sich bereits Problem Nummer Zwei: Welche der Präsentationen ist nun tatsächlich die „Präsentation\\_Digitalisierung\\_aktuell“? Mit zugedrücktem Auge wird eine Präsentation ausgewählt, mühsam Daten übertragen, hier und da kleine Änderungen vorgenommen und fertig ist die Präsentation. Dieser Prozess ist nicht nur umständlich, er führt auch zu Fehlern im Corporate Design und in der Aktualität der Inhalte.
Das Problem an klassischen Präsentationstools, wie zum Beispiel PowerPoint, ist, dass das Programm Arbeitsplatz-bezogen funktioniert. Auch dafür hat presono eine intelligente Lösung entwickelt, die sämtliche Vorlagen und Inhalte zentral speichert. Mehr dazu erfahren Sie in Teil zwei unseres Artikels zu den größten Herausforderungen bei Präsentationen (in Kürze auf unserem Blog).
Mitarbeiterproduktivität: Zeitfresser Präsentation
Die Messe ist vorbei und war ein voller Erfolg – mit Ihrem Unternehmen konnten Sie neue Kontakte knüpfen und vielversprechende Kunden für Ihr Unternehmen interessieren. Doch nach der Messe ist vor der Messe. In der Nachbereitung gilt es, die neu geknüpften Kontakte mit den richtigen Informationen zu versorgen. Doch welche Information war nun für welchen Interessenten relevant? Über was haben Sie noch einmal mit Kunde XY gesprochen und woran war der potentielle Geschäftspartner noch interessiert?
Häufig werden ganze Tage nach einem Messebesuch mit der Nachbearbeitung von gezeigten Präsentationen verbracht. Es wird rekapituliert, was wem gezeigt wurde, die Informationen werden gebündelt und an den Empfänger geschickt. Das Ganze wird noch gespickt mit der altbekannten Mitteilung: „Sie haben die maximale Dateigröße für den Anhang überschritten.“
Kennen Sie? Dann sollten Sie sich unbedingt durchlesen, wie Sie wertvolle Arbeitsstunden bei der Nachbereitung von Präsentationen sparen können (in Kürze auf unserem Blog).
Fazit: Klassische Präsentationstools strapazieren Zeit und Nerven
Ob die ewige Suche nach den richtigen Präsentationsvorlagen oder die Nachbearbeitung von Präsentationen… die Liste an Optimierungspotentialen bei der Erstellung von Präsentationen ist lang – und geht sogar noch viel weiter: Was noch hinter den drei größten Herausforderungen bei der Präsentationserstellung steckt und vor allem, wie Sie diese verhindern können, erfahren Sie schon bald auf unserem Blog!
Bild: ©Adobe/ronstik