Wenn Sie in einem größeren, international agierenden Unternehmen arbeiten, kennen Sie vermutlich das Problem mit den unterschiedlichen Sprachen und Übersetzungen. Schließlich gilt es hier nicht nur Web-Aktivitäten, sondern vor allem auch unzählige Sales- und Marketing-Unterlagen sowie Unternehmens-Präsentationen immer auf dem neuesten Stand zu halten – und das kann je nach Aktionsradius ganz schön aufwendig – elaborate/somptueusement/overdådigt/πλουσιοπάροχα/etc. – werden. Vor allem, wenn es darum geht in Präsentationen einzelne Slides anzupassen, neue Sprachen hinzuzufügen oder den Ex- und Import von Texten für Übersetzungsagenturen zu managen. Damit Sie hier möglichst effizient vorankommen, haben wir die fünf wichtigsten Phasen für einen reibungslosen Workflow – ist sowohl für interne als auch externe Prozesse anwendbar – zusammengefasst. Alle, die bereits einen erfolgreichen Übersetzungsworkflow eingeführt haben, können diesen jetzt übrigens mit unserem neuen Übersetzungsmanagement für professionelle Präsentationen koppeln (siehe Workflow-Phase 3 bis 5).
Workflow-Phase 1: Definieren Sie ein klares Ziel
Es kommt immer wieder vor, dass Unternehmen Inhalte ohne bestimmtes Ziel in eine andere Sprache übersetzen. Um Ihre Übersetzungen allerdings bestmöglich nutzen zu können, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, wofür Sie diese benutzen möchten.
Im Präsentationskontext könnten Sie sich zum Beispiel überlegen welche neuen Märkte Sie künftig erschließen oder welchen Personen Sie Ihre Präsentationen vortragen oder übermitteln möchten. Hierbei kann es hilfreich sein sich vorab mit den kulturellen Unterschieden auseinanderzusetzen. Themen oder Formulierungen die in Ihrer Muttersprache alltäglich sind, sind in andern Kulturen möglicherweise Tabu. Im Zuge dessen sollten Sie nicht nur Ihre Texte, sondern auch die dazu gezeigten Bilder, Videos und Animationen in Ihren Präsentationen unter die Lupe nehmen und gegebenenfalls anpassen.
Wie Sie in presono multimediale Inhalte mit nur einem Mausklick in allen betroffenen Präsentationen und Slides tauschen können, erfahren Sie hier.
Workflow-Phase 2: Bringen Sie es zur Sprache
Bevor Sie Inhalte schließlich an Ihre Übersetzungsagentur senden, sollten Sie im wahrsten Sinne des Wortes mit der Sprache rausrücken. Kommunizieren Sie, was Sie vom Sprachdienstleister erwarten und definieren Sie vorab, wie die Zusammenarbeit aussehen soll. Vor allem beim Thema Präsentationen ist aufgrund kurzfristiger Änderungen häufig Flexibilität gefragt. Klären Sie daher vorab vor allem auch zeitliche Rahmenbedingungen! Alignment ist hier der Schlüssel zu einer erfolgreichen Beziehung und erfolgreichen Übersetzungen.
Workflow-Phase 3: Nutzen Sie das richtige Format
Damit der Übersetzungsprozess reibungslos erfolgen kann, ist es entscheidend die Inhalte zur richtigen Zeit und im richtigen Format zu übermitteln. Hier gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, dies zu tun. In presono nutzen wir mit unserem XLIFF-Modul ein Feature, das diese Workflow-Phase noch leichter, schneller und kosteneffizienter macht. Wie das genau funktioniert, können Sie hier nachlesen!
Wichtig: Sobald Sie Ihre Inhalte an die Übersetzungsagentur gesendet haben, sollten die entsprechenden Inhalte für einen optimalen Überblick vorübergehend möglichst nicht geändert werden. In presono können Sie dies via Rechtemanagement sicherstellen, indem Sie alle Slides oder Präsentationen die gerade übersetzt werden, zur Bearbeitung sperren.
Workflow-Phase 4: Seien Sie greifbar
In der Übersetzungsphase ist vor allem die Interaktion und Kommunikation mit Ihrer Agentur entscheidend. Hier gilt es für etwaige Fragen zur Verfügung zu stehen und möglichst schnell zu reagieren, um den Übersetzungsfluss nicht abzubrechen.
Tipp: Da Präsentationen meist von vielen verschiedenen Personen erstellt, bearbeitet und gewartet werden, ist es ratsam eine Ansprechperson festzulegen, die mit der Agentur kommuniziert. Dadurch können nicht nur Missverständnisse, sondern auch Fehl- oder Mehrfach-Übersetzungen vermieden werden.
Diesen Verwaltungs- bzw. Organisationsprozess können Sie mit unserem neuen Übersetzungsmanagement jetzt übrigens noch leichter handhaben. So können Sie in presono ab sofort nicht nur neue Sprachen definieren, sondern auch einzelne Sprachen bzw. Übersetzungen entfernen, diese neu zuweisen und manuelle Änderungen vornehmen. Wie das genau funktioniert und welche Warnhinweise wir für ein optimales Slide- und Präsentationsmanagement eingebaut haben, können Sie hier nachlesen!
Workflow-Phase 5: Managen Sie die Rückgabe der Übersetzungen
Nicht nur die Übermittlung, sondern auch die Rückgabe der Übersetzungen muss festgelegt werden. Vor allem dann, wenn Sie aufgrund unterschiedlicher Sprachen unterschiedliche Übersetzungsagenturen engagieren. Hier ist es wichtig zu wissen, wie die Übersetzungen von wem wann wohin zurückgegeben werden. Je mehr Sprachen Sie verwenden, desto komplizierter kann dieser Teil des Workflows werden. Damit Sie sich diesbezüglich nicht den Kopf zerbrechen müssen, erleichtern wir auch diese Workflow-Phase mit unserem XLIFF-Modul – denn dies ermöglicht es in einer einzigen XLIFF-Datei alle unterschiedlichen Sprachen zu speichern und anschließend wieder in presono zu importieren. Warum das gerade für Präsentationen äußerst hilfreich ist, verraten wir hier!
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen gutes Gelingen und freuen uns Ihren Workflow mit unserem neuen Übersetzungsmanagement zu unterstützen!
PS: Falls Sie sich gerade für eine Online-Präsentation, einen Video-Pitch oder ein virtuelles Sales-Meeting vorbereiten, haben wir hier spannende Tipps zur Optimierung Ihres Arbeitsplatzes gesammelt sowie die sechs wichtigsten Präsentationsarten und worauf es dabei jeweils ankommt für Sie zusammengestellt.