Die Pandemie hat vieles an der Art und Weise wie wir arbeiten auf den Kopf gestellt. Die Folge ist jedoch weder der Tod des Büros noch die Rückkehr zu den alten Verhältnissen, sondern vielmehr eine neue Realität – und die ist hybrid. Um flexibles und digitales Zusammenarbeiten sicherzustellen, wird sich daher insbesondere auch der Arbeitsplatz an sich verändern – und zwar egal ob sich dieser Zuhause oder im Office befindet. Denn wir sind davon überzeugt, dass nicht nur Meetings, sondern vor allem auch Präsentationen künftig weiterhin virtuell stattfinden werden. Damit Sie sich darauf bestmöglich vorbereiten können, haben wir ein paar hilfreiche Tipps und Tricks für Sie gesammelt und Vorschläge für eine Basic- und eine Advanced-Arbeitsplatzausstattung zusammengestellt.
Im Business zählt vor allem eines: sich von der Konkurrenz abzuheben – und das klappt in der aktuellen Arbeitswelt unter anderem auch in Form von außergewöhnlichen und professionellen Präsentationen, Schulungen oder Webinaren. Dabei sprechen wir heute allerdings nicht von Ihren Folien, Inhalten oder Storytelling-Fähigkeiten, sondern von Ihrem technisch optimal vorbereiteten Auftritt. Wie dieser aussehen kann, haben wir in zwei unterschiedlichen Settings inklusive passenden Tipps und Tricks für einen gelungenen Gesamtauftritt vorbereitet.
Die Must-haves für jeden Hybrid-Arbeitsplatz
Bevor Sie die Unterlagen für Ihr nächstes Kunden-Meeting, Ihre nächste Sales-Präsentation oder Ihr nächstes Webinar vorbereiten, sollten Sie Ihren Arbeitsplatz (egal ob sich dieser im Home-Office oder im Büro befindet) noch einmal genau unter die Lupe nehmen. Erfüllt dieser alle technischen Voraussetzungen, um eine optimale Präsentation vor Kunden, Partnern oder Interessenten abzuliefern? Damit Ihnen hier nichts entgeht, finden Sie folgend eine Checkliste für eine solide Grund- bzw. Advanced-Ausstattung, um vor den Gesprächspartnern im virtuellen Raum auch garantiert glänzen zu können.
Basic-Ausstattung
Advanced-Ausstattung
1. Laptop bzw. Standrechner
Ok, Laptop bzw. Standrechner sind logischer Standard. Wichtig ist hier allerdings darauf zu achten, dass das Gerät eine Kamera besitzt.
BASIC-TIPP: Damit Sie mit Ihrem Gegenüber im wahrsten Sinne des Wortes auf Augenhöhe kommunizieren können, ist es äußerst empfehlenswert ein Laptop-Gestell zu benutzen. Alternativ können Sie sich mit einem Bücherstapel behelfen, um damit einen geraden Blick in die Kamera zu ermöglichen.
ADVANCED-TIPP: Um bei Videokonferenzen das beste Ergebnis zu erzielen, sollten Sie sich von Ihrer besten Seite zeigen. Eine externe Kamera sorgt für eine noch bessere Bildqualität und lässt Sie automatisch professioneller wirken. In unserem Advanced-Setting verwenden wir zum Beispiel eine 4K-Webcam.
Wichtig: Um die Kommunikation im virtuellen Raum zu erleichtern, sollten Sie Ihr Gegenüber während des gesamten Gesprächs im Blick haben. Gehen Sie daher mit gutem Beispiel voran und schalten Sie Ihre Kamera stets ein. \ Achten Sie weiters auf einen ruhigen, aufgeräumten Hintergrund. Roll-ups oder Raumtrenner können hier schnell Abhilfe schaffen. Auf künstliche Video-Hintergründe im Strand- oder Weltraum-Look sollten Sie allerdings besser verzichten. Stattdessen empfehlen wir die Option den Hintergrund unscharf zu stellen. Falls Sie allerdings unbedingt ein virtuelles Hintergrundbild einfügen möchten, empfiehlt es sich ein Greenscreen-Tuch aufzuhängen. Damit schaffen Sie die beste Voraussetzung für eine gute und saubere Darstellung. Aber Achtung: Grüne Klamotten sind in diesem Fall Tabu!
2. Externer Monitor
Damit Sie während einer Online-Präsentation möglichst flexibel agieren zu können, ist ein externer Monitor ein absolutes Must-have.
BASIC-TIPP: So können Sie auf Bildschirm #1 das Video-Chat-Fenster offen halten, den direkten Kontakt mit Ihren Gesprächspartnern zu jeder Zeit sicherstellen und die Vermittlung von Botschaften mittels nonverbaler Kommunikation unterstützen. Auf Bildschirm #2 haben Sie die Möglichkeit Ihre Folien bzw. Unterlagen zu öffnen oder auch zu teilen.
ADVANCED-TIPP: Für noch mehr Freiheit und Flexibilität ist ein zweiter externer Monitor empfehlenswert. So nutzen wir zum Beispiel Bildschirm #1 für Notizen und Hilfestellungen, Bildschirm #2 um unsere Folien bzw. Unterlagen zu teilen und Bildschirm #3 für das Video- und Chat-Fenster mit unserem Gesprächspartner. Aber Achtung: Wenn Sie Ihren Screen mit Ihren Gesprächspartnern teilen, sollten Sie zuvor unbedingt alle nicht benötigten Programme und Apps schließen!
3. Lichtquelle
Wie in der Fotografie haben die Lichtverhältnisse einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung. Um ein professionelles Bild bei Ihrem Gesprächspartner zu hinterlassen, ist das richtige Licht daher ein wesentlicher Faktor. Sorgen Sie dafür, dass der Raum nicht zu dunkel ist und Sie gut zu sehen sind. Falls Sie keine externe Lichtquelle zur Verfügung haben, sorgt ein Fenster vor oder seitlich von Ihnen für ein natürliches, angenehmes Licht. Falls Sie ein Fenster im Rücken haben, dunkeln Sie dieses so gut wie möglich ab, da Ihr Gesicht sonst durch Schlagschatten im Dunkeln bleibt.
BASIC-TIPP: Ein kleines Ringlicht, das am Laptop aufgesteckt werden kann, ist eine leistbare Investition, die einen enormen Unterschied in Sachen Bildqualität macht. Sollten Sie eine schnelle Alternative benötigen, können Sie auch eine Schreibtischlampe verwenden.
ADVANCED-TIPP: Für eine noch bessere und professionellere Ausleuchtung verwenden wir bei wichtigen Präsentationen, Schulungen oder Webinaren ein LED-Paneel.
Nicht vergessen: Brillenträger sollten die Lichtquelle in Kombination mit dem Kamerabild vorab testen. Versuchen Sie die Neigung der Lichtquelle so anzupassen, dass die Spiegelung in den Brillengläsern möglichst gering ist. Für besonders wichtige Konferenzen oder Termine lohnt es sich außerdem das eigene Hautbild unter die Lupe zu nehmen und glänzende Stellen abzutupfen oder mit Puder zu mattieren.
4. Smartphone
Die größte Ablenkungsquelle unserer Zeit ist das Smartphone. Achten Sie daher darauf, dass es aus- oder stummgeschaltet ist. Eine kurze Vibration reicht ansonsten und schon wandern die Augen von der Kamera zum Gerät und lenken vom wichtigeren Geschäftstermin ab. In manchen Fällen kann das Handy jedoch hilfreich sein, um zum Beispiel für die Präsentation wichtige Hinweise oder Updates von Kollegen via Whats App zu empfangen. Damit dies jedoch nicht zu Irritationen führt, sollten Sie dbzgl. ein geübtes, eingespieltes Team sein. Von Experimenten ist hier abzuraten!
5. Funkmaus und Funktastatur
Wenn der Laptop erhöht steht, ist eine Funkmaus empfehlenswert. So können Sie sich wie gewohnt frei mit der Maus bewegen.
ADVANCED-TIPP: Damit kurze Chat-Nachrichten oder Notizen noch leichter von der Hand gehen, empfehlen wir eine zusätzliche Funktastatur.
6. Kopfhörer und Mikrofon
Egal ob Headset, AirPods oder herkömmliche Kopfhörer – die Verwendung ist ein absolutes MUSS! Damit erzeugen Sie nicht nur einen klareren, besseren Ton, Sie vermeiden auch störende Rückkoppelungen. Darüber hinaus erhöhen Sie das Konzentrationsniveau aller Beteiligten und vergrößern somit die Chance Ihre Botschaft zielsicher zu transportieren.
ADVANCED-TIPP: Je besser Ihr Ton ist, desto besser werden Sie wahrgenommen! Wir empfehlen daher die Verwendung eines externen Mikrofons. Hierfür müssen Sie sich jedoch nicht in Unkosten stürzen. Ein USB-Mikro (ca. 80 bis 160 Euro) reicht vollkommen aus. Von 25-Euro-Billig-Modellen raten wir hingegen ab, da diese der Ton-Qualität eher schaden, als dass sie dieser zuträglich sind. Wenn Sie einen Podcast mit mehreren Personen aufnehmen möchten, sollten Sie diesem Thema allerdings noch einmal separat Aufmerksamkeit widmen.
Der Ton macht die Musik: Um eine optimale Klangkulisse zu schaffen, können Sie Hall im Raum gegebenenfalls mit Vorhängen, Raumteilern oder Teppichen dämpfen. Darüber hinaus sollten Sie Notifications sowie E-Mail- und Chat-Programme ausschalten und Ihr Mikrofon muten, wenn Sie in einer Gesprächsrunde nicht sprechen. Weiters ist es ratsam auf Umgebungsgeräusche wie das Brummen von Kühlschränken oder Klimaanlagen zu achten. In diesem Fall empfehlen wir einen anderen Sitzplatz zu suchen oder das Gerät vorübergehen auszuschalten.
7. Notizblock und Stift
Denken Sie auch daran Schreibutensilien bereitzulegen. Bevor Sie ein Schreibprogramm am Computer öffnen, geht es oft schneller etwas handschriftlich zu notieren. Darüber hinaus sollten Sie immer ein Glas Wasser griffbereit haben, um die Stimme jederzeit ölen zu können. Übrigens: Falls Sie ihre Präsentation gleich Morgens halten, sollten Sie Ihre Stimme kurz aufwärmen und ein paar Worte sprechen, bevor Sie Ihre Gesprächspartner begrüßen.
Mit diesen Set-Ups sollten Sie sowohl in der Basic- als auch in der Advanced-Variante gut für Ihre nächste Online-Präsentation vorbereitet sein. Denken Sie auch daran die verwendeten Software-Tools vorab im Team zu testen und sich im Vorfeld externer Online-Events über die Rahmenbedingungen zu informieren. Sollten Sie eine Rede oder Keynote (max. 30 Minuten Länge) halten, empfehlen wir übrigens diese im Stehen vorzutragen – denn das wirkt sich nicht nur positiv auf Ihre Stimme, sondern auch auf Ihre Videopräsenz aus.
Falls Sie aus dem Homeoffice präsentieren, überprüfen Sie noch rechtzeitig die WLAN-Verbindung und bitten Sie Mitbewohner oder Familienmitglieder den Netflix-Streaming-Marathon in 4K gegebenenfalls kurz zu unterbrechen und wieder mal ein Buch in die Hand zu nehmen. In diesem Sinne wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer nächsten Online-Präsentation!
PS: Für eine noch umfassendere Vorbereitung verraten wir Ihnen hier worauf Sie bei den unterschiedlichen Präsentationsarten wie Investment-Pitch, Keynote, Produkt- bzw. Dienstleistungspräsentation, digitaler Showroom, Messe-Auftritt und Sales- bzw. Unternehmenspräsentation achten müssen. Und damit Sie garantiert in kein Fettnäpfchen treten, finden Sie hier noch die 7 Todsünden für professionelle Präsentationen.