Wenn Sie regelmäßig Präsentationen halten, hatten Sie bestimmt schon des Öfteren mit der Darstellung von Zahlen, Daten und Fakten zu kämpfen. Vor allem die Visualisierung von Zahlen kann einem ganz schön Kopfzerbrechen bereiten. Wie man diese so präsentiert, dass sie für das Publikum sofort leicht verständlich sind, verraten wir in den nächsten 4.232 Zeichen. Oder sollten wir besser, in den nächsten 6 Absätzen mit den besten 5 Tipps, sagen? Sie sehen, diese Zahlen werden direkt greifbarer und Sie können sie sich leichter merken. Was Sie noch tun können, um Zahlen, Daten und Fakten für Ihr Publikum leichter zugänglich zu machen, verraten wir Ihnen jetzt.
Das Problem mit den Zahlen und unserem Gehirn
Wenn wir Zahlen hören und sehen, läuft unser Gehirn zu Hochtouren auf – denn Zahlen sind abstrakt und müssen, bevor sie verstanden und in Kontext gesetzt werden können, erst „übersetzt“ werden.
Machen wir gleich einen Test. Welches der beiden Beispiele verstehen Sie schneller?
- Wir haben presono 2015 gegründet.
- presono ist jetzt 7 Jahre alt.
Nummer 2 ist der klare Gewinner in Sachen Greifbarkeit – schließlich müssen Sie hier nicht zu rechnen beginnen und können die Zahl so schneller erfassen. Überlegen Sie daher, wie Sie Ihre Zahlen, Daten und Fakten möglichst eindeutig darstellen können, ohne dass Ihre Zuhörer mathematisch oder analytisch gefordert bzw. überfordert werden.
Mit diesen 5 Tipps können Sie Ihre Zahlen, Daten und Fakten besser präsentieren
#1 Verzichten Sie auf eine Info-Flut
Das „Weniger ist mehr“-Prinzip predigen wir bereits gebetsmühlenartig. Dass dies auch für Zahlen, Daten und Fakten gilt, ist selbstverständlich. Schließlich lenkt jede Zahl und jede Information, die Ihrer Präsentation nicht direkt nutzt, vom Wesentlichen ab.
Fragen Sie sich deshalb stets: Welche Zahlen, Daten und Fakten kann ich weglassen, weil sie weniger – oder gar nicht – relevant sind?
Folgend präsentieren wir Ihnen Do- & Don’t-Beispiele für die Aufbereitung von Slides mit Zahlen, Daten und Fakten.
Achtung, Textwüste! So sollten Sie Ihre Informationen NICHT präsentieren:
Struktur und Ordnung! So kann Ihr Publikum Informationen leichter aufnehmen:
#3 Setzen Sie Zahlen in Relation
Nackte Prozentzahlen sagen nicht viel aus. Aus diesem Grund ist es essentiell, diese in Relation zu setzen. Damit ihr Publikum erkennen kann, ob „10 Prozent“ in Ihrem Kontext viel oder wenig ist, sollten Sie passend dazu Vergleiche heranziehen: „Das ist weniger als der Durchschnitt …“, „Das ist mehr als die Hälfte vom Vorjahr …“, etc.
TIPP: Präsentieren Sie immer zuerst die Vergleichszahl und dann Ihre eigene. Das erhöht die Wirkung der eigenen Zahl, die dadurch wieder besser in Erinnerung bleibt: „Im Durchschnitt benötigen Mitarbeiter 8 Stunden im Monat für die Vorbereitung diverser Präsentationen. Mit presono benötigen sie nur 4!“
#4 Visualisieren Sie Zahlen, Daten und Fakten
Das Wichtigste gleich mal vorweg: Fügen Sie keine komplizierten Excel-Tabellen oder Diagramme in Ihre Slides ein! Diese Informationen mögen für Sie zwar schlüssig sein, werden bei Ihrem Publikum jedoch für Verwirrung sorgen, bzw. diese gedanklich zum Abspringen bringen – denn sobald die Folie erscheint, beginnen die Zuhörer damit, sich zu orientieren und die Informationen zu studieren. Die Folge: Es hört Ihnen niemand mehr zu.
Wie in Punkt 2 beschrieben können Sie vertiefende Inhalte aber natürlich via Links oder Overlays in Ihre Slides integrieren. Rufen Sie diese allerdings nur auf, wenn sich Ihre Gesprächspartner explizit danach erkundigen!
Wenn Sie Kurven präsentieren, sollten Sie auch hier alles Überflüssige weglassen. Verzichten Sie auf ausführliche X- und Y-Achsen und markieren Sie zum Beispiel nur eine (Prozent-)Zahl bzw. Information inklusive passender Jahreszahl auf Ihrer Kurve. So kann das Publikum auf den ersten Blick erkennen, worüber Sie gerade referieren. Dasselbe gilt auch für Balken- und Tortendiagramme.
Als Visualisierungshilfe können Sie Zahlen, Daten und Fakten, über die Sie gerade sprechen, oder die besonders wichtig sind, mit Farben, Rahmen oder Pfeilen markieren. So lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer auf die Informationen, die gerade interessant sind. Besonders wirksam ist außerdem das aufgeteilte, schrittweise Einblenden von Inhalten, um den Fokus des Publikums zu steuern.
#5 Präsentieren Sie mit Inbrunst
Sie können die tollsten Slides mit perfekt aufbereiteten Zahlen, Daten und Fakten gestalten, wenn Sie diese allerdings mit monotoner oder gar gelangweilter Stimme präsentieren, wird Ihnen garantiert niemand zuhören. Aber sehen Sie am besten selbst!