Um große Ziele zu erreichen, braucht man neben Erfahrung, Expertise und einem großartigen Team, vor allem auch starke Partner, die die eigenen Visionen teilen und diese tatkräftig vorantreiben. In fido Bürosysteme haben wir genau so einen Partner gefunden. Spezialisiert auf die Themen Digitalisierung sowie Informations- und Druckmanagement, sorgt das deutsche Handels- und Beratungsunternehmen für eine umfassende und themenübergreifende Begleitung, Konzeption und Umsetzung komplexer Businesslösungen. Seit Januar 2021 ist fido unser exklusiver Vertriebspartner in Deutschland und tief in die Welt der Präsentationen eingetaucht. Zeit für uns, fido-Geschäftsführerin Julia Enderle ihre ganz persönlichen Präsentationstricks zu entlocken und mit ihr über die digitale Arbeitswelt sowie den Arbeitsplatz der Zukunft zu philosophieren.
fido Bürosysteme hat jetzt mit presono – neben digitalen Tools für Dokumenten- und Vertragsmanagement, Rechnungsworkflow, DMS-Beratung und digitale Archivierung – auch eine hochinnovative Präsentationsplattform im Portfolio. Wie passt presono in Ihr Konzept und was hat Sie an unserem Tool sofort überzeugt?
Die Unternehmensvision von fido ist „Einfach. Digital. Arbeiten.“ Das bedeutet, dass wir stets nach Businesstools und Softwarelösungen suchen, die die Grenzen zwischen dem digitalen und dem Präsenz-Arbeiten aufweichen. Dabei suchen wir vor allem nach Anwendungsfällen, für die es bisher noch keine ausreichend guten Lösungen gibt – sei es z.B. für Meetings, Konferenzen oder Schulungen, die virtuell oder vor Ort stattfinden. Aktuell sind auch viele Unternehmen – nicht zuletzt aufgrund von Corona – auf der Suche nach Lösungen, um ihre Showrooms zu digitalisieren oder die virtuellen Präsentationen im Vertrieb zu optimieren. Meine Vision ist es, dass wir Hardware- und Softwaretools so einsetzen, dass die Grenzen zwischen realem und virtuellem Raum komplett verschwinden. presono bietet hier genau die interaktiven Möglichkeiten Medien intelligent miteinander zu verknüpfen, die mir bei bisherigen Office-Werkzeugen fehlen. Oft hat man nur die Möglichkeit mit einer E-Mail ein PDF-Angebot, einen Video-Link oder eine PowerPoint-Präsentation zu senden, die maximal durchgescrollt wird. Das alles kann in presono nun interaktiv zusammengefasst werden. Dem Nutzer steht es somit frei genau das anzuklicken, was ihn interessiert. Der Versender erhält anschließend eine exakte Auswertung des Klick-Verhaltens und weiß somit genau, wer sich welchen Content wie lange angesehen hat. Die individuellen Interessen können somit wie bei einem echten Gespräch, als virtuelles Feedback genutzt werden.
Wie wichtig ist Ihrer Meinung nach die Verknüpfung von Themen wie Zusammenarbeiten, Managen und Präsentieren und welche Vorteile von presono sind hier für Sie besonders hilfreich?
Ich beobachte immer wieder, dass Unternehmen zwar die unterschiedlichsten Tools nutzen, es sich bei diesen aber leider häufig um Informationssilos handelt – auch beim Thema Präsentationen. So sind in den Firmen die unterschiedlichsten Präsentationsversionen im Umlauf – und das auch, wenn das Marketing die Inhalte aktualisiert und versendet oder diese vielleicht sogar schon in einem Dokumentenmanagementsystem bereit stellt. Hier obliegt es trotzdem noch immer dem einzelnen Mitarbeiter, ob er sich die aktuellste Version „zieht“. Mit presono sind diese Sorgen passé, denn die Plattform stellt automatisch immer nur die aktuellste Version bereit – und das ist eine enorme Entlastung der Mitarbeiter. \ Aber für mich ist presono noch viel interessanter, wenn es um die Umsetzung digitaler Showrooms geht. Wir alle kennen die Situation: Wir gehen in einen Showroom – sei es zum Beispiel in ein Autohaus oder einen High-Tech-Store – und dann kleben da im besten Fall Papier-Flyer vor den Produkten. Muss hier nun ein Inhalt ausgetauscht werden, wird erneut gedruckt. Was die Unternehmen aber eigentlich brauchen, ist ein Display, das sie zentral mit Inhalten bespielen können und das der Kunde wie eine Touch-App am Smartphone interaktiv bedienen kann. Eine Website ist hier kein Ersatz. Man kann zwar den Link zu einer Landingpage versenden, weiß danach aber nicht, ob sich der Interessent die Seite tatsächlich angesehen hat bzw. was ihn am meisten daran interessiert. Hier entgehen einem wichtige Daten, die für ein Follow-up-Gespräch entscheidend sein können. Außerdem macht eine Website nie so viel Spaß, wie eine Tool, das den Nutzer animiert, sich interaktiv und individuell durch den Content zu klicken und verschiedenste Inhalte zu entdecken.
Das stimmt! Das ist auch einer der Gründe, warum interaktive Whiteboards gerade einen enormen Hype erfahren. Worin liegen hier die großen Vorteile und wie kann man diese im Arbeits- und Präsentationsalltag bestmöglich einsetzen?
Das würde ich gerne mit einem praktischen Beispiel beantworten. Stellen Sie sich dazu am besten eine Konferenzsituation vor, bei der sowohl Teilnehmer im Raum sitzen, als auch digital anwesend sind. Als Vortragender sitzen Sie vor Ihrem Notebook und werfen Ihren Bildschirm mit einem Beamer an die Wand. Zwischendurch stehen Sie immer wieder auf und gehen zur Wand, um etwas zu zeigen oder zu erklären. Wenn Sie schreiben, zeichnen oder interagieren, kehren Sie wider zu Ihrem Notebook zurück. \ Mit einem interaktiven Whiteboard fällt dieser mühsame Prozess komplett weg. Sie stehen frei und locker vor einem Konferenztisch – mit Menschen im Raum und remote zugeschaltet. Eine Kamera vor Ihnen überträgt Sie und Ihre Umgebung im 360°-Grad-Modus und das interaktive Whiteboard überträgt gleichzeitig ihren Screen, wobei Sie direkt am Board zeichnen, schreiben, notieren und klicken können. In Kombination mit den einzigartigen Features von presono ergeben sich hier ganz neue Dimensionen des Arbeitens. Für den Zuschauer schaffen Sie so ein komplettes Hybrid-Szenario, indem es egal ist, ob die Teilnehmer im Raum sitzen oder virtuell zugeschaltet sind. Gerade im Schulungsbereich ist dies ein unglaublicher Benefit, da Sie sich nun wieder auf die Inhalte und ihre gewohnte Form der Präsentation konzentrieren können und ihr Gegenüber wieder den Menschen wahrnimmt.
Mit interaktiven Whiteboards verschmilzt die digitale und analoge Arbeitswelt.
Die Digitalisierung ist in vollem Gange, dennoch sind viele kleine und auch große Unternehmen noch nicht auf den Cyber-Zug aufgesprungen. Was hält diese Ihrer Meinung nach davon ab und welchen Tipp können Sie diesen Unternehmen mitgeben, um erfolgreich in die Unternehmensdigitalisierung starten zu können?
Wir nehmen diesbezüglich drei Hinderungsgründe wahr: Erstens wird zu schnell versucht, die Komplettlösung für das gesamte Unternehmen zu finden. Dann sitzen Arbeitsgruppen in vielen Meetings und tragen Anforderungen zusammen, was aufgrund der aktuellen Lage meist zu lange dauert, um zu einer schnelleren digitalen Transformation zu kommen. \ Zweitens wird versucht, wie bisher weiterzuarbeiten. Hierbei kommt dann vor allem das Thema E-Mails und VPN-Clients zusammen, wodurch ineffiziente Prozesse entstehen. Diese werden dann irgendwann zur Gefahr für Unternehmen, weil nicht mehr zentral nachvollzogen werden kann, wo sich welches Dokument oder welche Information befindet – sei es nun auf einem zentralen Windows-Laufwerk oder in irgendeinem E-Mail-Postfach. In DMS-Einführungsprojekten begegnen uns leider oft viele Terrabite von teils alten, doppelten und ähnlichen Inhalten, die kein Mensch mehr auseinander halten kann. \ Drittens wird die Migration von einem System in ein anderes oftmals zum Hemmnis. Denn solange die Daten-Migration nicht automatisiert werden kann, stehen die Unternehmen vor der Herausforderung entweder mit zwei parallelen Systemen zu fahren oder einen klassischen Cut zu machen. Letzterer führt zu einer Mehrarbeit für die Mitarbeiter, da die Daten neu angelegt werden müssen.\ Was wir hier empfehlen, ist sich eine Abteilung oder einen zentralen Prozess herauszunehmen und ein Tool zu suchen, das die erforderlichen Anforderungen erfüllt und langfristige Anforderungen wie z.B. ein Wechsel in die Cloud mitdenkt. Dieser Prozess sollte jedoch aufgeteilt werden, da sonst häufig alle Anforderungen ohne Priorisierung mit hinein fließen und man an der „richtigen“ Lösung vorbei evaluiert. Natürlich unterstützen wir Unternehmen mit moderierten Workshops bei diesem Prozess und analysieren, welche Daten wo im Unternehmen liegen und welches System am besten dafür geeignet ist.
Die Zukunft des Arbeitens wird somit immer vernetzter. Wie sieht Ihrer Meinung nach der Arbeitsplatz der Zukunft aus und was würden Sie sich für diesen wünschen?
Wie eingangs erwähnt, lässt der Arbeitsplatz der Zukunft für mich die Grenzen zwischen der digitalen und analogen Welt verschwinden. Hier kann ich mich ohne weiteres per Videokonferenz mit Menschen wie im echten Leben treffen. Die bekannten Videokonferenz-Systeme reichen da allerdings noch nicht aus, da bei diesen Bild und Ton nicht in der richtigen Präsenz übermittelt werden. Genauso wie bei einer Präsentation, macht es hier einfach keinen Spaß virtuell vor einem Produkt zu stehen oder zu sitzen und PowerPoint-Folien durchzuswipen, bis man die richtige Antwort gefunden hat. Im besten Falle – und dies werden wir genau so umsetzen – rufen Sie bei einem Unternehmen an, weil Sie ein Produkt erklärt bekommen möchten und der Berater schaltet Sie direkt live in einen virtuellen Raum hinzu. In diesem Raum können Sie sich genauso gut sehen, hören und unterhalten, als würden Sie in einem realen Raum vor einem Produkt oder einer Software-Demo sitzen. Denn das ist es, was uns Menschen noch immer ausmacht – dass wir miteinander interagieren.